KSeF і продаж на Allegro — як виставляти фактури

Продаєте на Allegro і наближається обов'язковий KSeF? У цьому посібнику пояснюємо, коли взагалі потрібно виставити фактуру, а коли достатньо чека, як Національна система е-фактур (KSeF) змінює виставлення фактур на маркетплейсі та як виглядає практичний робочий процес від замовлення до фактури в KSeF — з актуальним графіком на 2026 і 2027 рік.

Коли при продажу на Allegro потрібно виставити фактуру?

Перш ніж узагалі говорити про KSeF, варто впорядкувати основу, яку багато продавців Allegro плутають: не кожна транзакція вимагає фактури. Те, що ви зобов’язані виставити, залежить від того, ким є покупець і чи попросив він документ.

В інтернет-торгівлі покупців ділимо на дві групи. Споживач (B2C) — це фізична особа, яка не веде господарської діяльності. Компанія (B2B) — це підприємець, який під час покупки вказує свій NIP. Ця різниця визначає все, що відбувається далі.

Споживач (B2C): зазвичай достатньо чека

Продаж на користь приватної особи, який ви фіксуєте на касовому апараті, документуєте фіскальним чеком. Фактуру для споживача не потрібно виставляти автоматично — лише тоді, коли клієнт цього вимагатиме. Покупець має на подання такої вимоги час до 3 місяців, рахуючи від кінця місяця, у якому доставлено товар або виконано послугу. Після цього терміну продавець уже не зобов’язаний виставляти фактуру.

Вимога може надійти через повідомлення на Allegro, електронною поштою або в іншій формі. Якщо клієнт звернувся вчасно, ви не можете відмовити. На виставлення фактури на вимогу ви маєте зазвичай час до 15-го дня місяця, наступного за місяцем продажу, а якщо вимога надійде пізніше — 15 днів від дня звернення.

Компанія (B2B): фактура обов’язкова

Якщо покупець вкаже NIP під час покупки, продаж вважається транзакцією між підприємцями, і ви зобов’язані виставити фактуру VAT — незалежно від того, чи просив про це клієнт. Саме ці фактури B2B першими потраплять до обов’язкового KSeF.

Пастка NIP на чеку

Найпоширеніша суперечка на Allegro стосується ситуації, коли споживач постфактум хоче фактуру «на фірму». Згідно з приписами (ст. 106b закону про ПДВ) фактуру з NIP покупця ви можете виставити лише тоді, коли цей NIP був на чеку в момент продажу. Якщо покупець не вказав NIP під час покупки, ви не можете пізніше додатково виставити фактуру з NIP — навіть якби він дуже про це просив. Ви можете виставити лише іменну фактуру, на фізичну особу. Тому форма замовлення та правила магазину на Allegro мають чітко повідомляти, що дані для фактури на фірму потрібно вказати перед завершенням транзакції, а не після отримання посилки.

Чек з NIP до 450 zł — це вже спрощена фактура

Тут є важливий виняток, який спрощує життя за низьких сум. Фіскальний чек із номером NIP покупця, вартість якого не перевищує 450 zł брутто (або 100 євро), вважається спрощеною фактурою. Для такої транзакції покупець-підприємець уже має повноцінний документ для розрахунку ПДВ, і продавцю не потрібно виставляти до нього окрему «звичайну» фактуру. Про це варто пам’ятати, бо частина покупців на Allegro просить фактуру для дрібних покупок, хоча чека з NIP їм цілком достатньо.

Графік KSeF 2026–2027 — відколи фактури мають проходити через систему

KSeF (Національна система електронних фактур) — це центральна державна платформа, через яку проходять структуровані фактури (у форматі XML за схемою FA). Черговість впровадження підтвердив закон від 5 серпня 2025 р., і вона розподілена на етапи залежно від розміру компанії.

Отримання фактур: від 1 лютого 2026

Це термін, про який легко забути, бо ми зосереджуємося на виставленні. Тим часом від 1 лютого 2026 р. кожен підприємець має бути готовий отримувати закупівельні фактури в KSeF. Якщо ви купуєте товар для подальшого перепродажу або послуги на Allegro, ваші постачальники почнуть виставляти фактури в системі, і ви маєте вміти їх звідти завантажувати.

Виставлення: 1 лютого → 1 квітня 2026 → 1 січня 2027

Обов’язок виставляти фактури в KSeF набуває чинності хвилями:

Ключовим є цей ліміт 10 000 zł брутто на місяць. До кінця 2026 року, якщо загальна вартість виставлених вами за певний місяць фактур не перевищить цієї суми, ви можете й далі виставляти електронні або паперові фактури поза KSeF. Увага: це «м’який» ліміт. У момент, коли за певний місяць ви перевищите 10 000 zł, кожна наступна фактура вже має пройти через KSeF. Найменші суб’єкти, які стабільно вкладаються в цей поріг, долучаються до обов’язку лише від 1 січня 2027 р.

Практичний висновок для продавця Allegro: якщо ви виставляєте бодай кілька фактур B2B на місяць на вищі суми, найімовірніше ваш термін — 1 квітня 2026. Не плануйте впровадження «впритул» — лютий і березень відведіть на тести.

Що KSeF реально змінює для продавця на Allegro

Тут виникає найважливіше непорозуміння. Багато продавців вважають, що якщо вони виставляють фактури «в Allegro», то маркетплейс подбає й про KSeF. Це не так.

Allegro не виставляє фактури від вашого імені

Вбудований модуль «Faktury i rachunki» в панелі Allegro генерує звичайний файл PDF. Він не інтегрований із KSeF, і такий PDF не є структурованою фактурою в розумінні приписів. Після набуття чинності обов’язку документ, згенерований виключно в цьому модулі, не задовольнить вимогу для транзакцій, які мають потрапити до системи. Саме ви, як продавець, відповідаєте за виставлення фактури в правильному форматі та надсилання її до KSeF.

На практиці це означає, що вам потрібне програмне забезпечення, яке отримає дані замовлення з Allegro і перетворить їх на структуровану фактуру, що надсилається до KSeF — бухгалтерська програма з інтеграцією, спеціалізований сервіс виставлення фактур або система управління багатоканальним продажем. За кільканадцяти чи кількасот замовлень на день ручне перенесення даних перестає бути реальним, а кожна помилка в номері чи сумі — це потім коригування в державній системі.

Коригування та повернення теж проходять через KSeF

Маркетплейс — це середовище повернень і рекламацій, тож коригувальні фактури тут — щоденність. Варто запам’ятати дві речі. По-перше, коригувальна фактура до фактури, охопленої обов’язком, також має бути виставлена в KSeF — ви не скоригуєте документ із системи звичайним файлом PDF. По-друге, у KSeF більше немає «коригувальних нот», що виставляються покупцем; дрібні формальні помилки (наприклад, в адресних даних) виправляє продавець коригувальною фактурою. За великої кількості повернень на Allegro це ще один аргумент на користь того, щоб процес був автоматизований, а не зліплений вручну з окремих інструментів.

Фактури B2C: у KSeF добровільно, з QR-кодом для клієнта

Хороша новина для магазинів, які продають переважно споживачам: фактури для фізичних осіб (B2C) не мусять потрапляти до KSeF. Ви можете виставляти їх поза системою, а за бажанням — і в ній. Санкцій за виставлення споживчих фактур поза KSeF немає, зокрема й після 2026 року.

Проте якщо ви вирішите виставити фактуру B2C у KSeF (або так працює ваша програма), споживач не має й не мусить мати обліковий запис у системі. Тоді ви передаєте йому PDF, роздруківку чи посилання, а на документі розміщуєте QR-код або номер KSeF, завдяки яким він може перевірити автентичність фактури без входу в систему. Те саме стосується кожної фактури, «використаної поза KSeF», — позначення перевірочним кодом тоді обов’язкове. Більше про правила обов’язку для всієї галузі ми описали у статті KSeF 2026 для продавців електронної комерції.

Практичний робочий процес: від замовлення на Allegro до фактури в KSeF

Зібраний в одну послідовність процес виглядає однаково незалежно від того, скільки у вас замовлень — різниться лише ступінь автоматизації. Ось послідовність, яку варто впорядкувати перед 1 квітня 2026:

1. Отримання замовлення з Allegro. Ви збираєте дані транзакції: позиції, кількості, суми, дані покупця та — що ключово — чи вказано NIP. Цей крок найкраще автоматизувати через інтеграцію з обліковим записом Allegro, щоб дані надходили самі.
2. Визначення статусу покупця. NIP присутній → транзакція B2B, фактура обов’язкова в KSeF. NIP відсутній → споживач; фактура лише на вимогу, KSeF добровільно. Цю умову варто вшити в логіку системи, бо це найчастіше джерело помилок.
3. Генерування структурованої фактури. Програма створює документ у форматі XML, сумісному зі схемою FA, — не звичайний PDF. Нумерація, ставки ПДВ і дані мають бути правильними, бо після надсилання значення має те, що прийняла система.
4. Надсилання до KSeF і присвоєння номера. Фактура потрапляє до системи, яка після перевірки присвоює їй унікальний номер KSeF. Лише з цим номером документ формально виставлений.
5. Передання фактури покупцеві. Клієнт B2B завантажує фактуру безпосередньо з KSeF. Споживачеві ви надсилаєте PDF або посилання з QR-кодом/номером KSeF для перевірки.
6. Контроль термінів і облік. Ви стежите за термінами виставлення (до 15-го дня наступного місяця або 15 днів від вимоги) та архівуєте підтвердження. Фактури з KSeF зберігає сама система протягом 10 років, але власний облік усе одно стане в пригоді.

Режим offline24 — аварійний план

Що робити, якщо KSeF саме не працює або ви втратите доступ до інтернету під час пакування посилок? Передбачено режим offline24: ви виставляєте фактуру поза системою з датою, вказаною в полі P_1, а потім надсилаєте її до KSeF щонайпізніше наступного робочого дня. Система присвоїть номер KSeF уже після отримання. Хороший сервіс виставлення фактур зробить це автоматично — ви бачите лише, що документ «очікує на надсилання», а програма повторює спробу до успіху. Завдяки цьому збій на боці системи не блокує вам відправлення посилок і не змушує призупиняти продаж на Allegro.

Найпоширеніші помилки при виставленні фактур Allegro + KSeF

• Сприйняття PDF із модуля «Faktury i rachunki» як фактури, сумісної з KSeF. Це звичайна роздруківка, а не структурована фактура — для транзакцій, охоплених обов’язком, її недостатньо.
• Додавання NIP після продажу. Якщо покупець не вказав NIP на чеку, ви не виставите йому фактуру з NIP. Подбайте, щоб опція вказання NIP була видима вже в кошику.
• Недогляд ліміту 10 000 zł. Компанії, які розраховують на відтермінування, забувають, що після перевищення порога в певному місяці кожна наступна фактура має йти через KSeF. Відстежуйте суму фактур наростаючим підсумком.
• Ігнорування термінів. 3 місяці на вимогу фактури з боку клієнта і 15 днів на її виставлення з вашого боку — це жорсткі терміни, а не рекомендації.
• Ручне виставлення за великого обсягу. За сотень замовлень перенесення даних з Allegro до сервісу виставлення фактур породжує описки в сумах і NIP, які потім доводиться коригувати в державній системі.
• Відсутність QR-коду на фактурі B2C, переданій поза KSeF. Якщо ви надаєте структуровану фактуру поза системою, позначення перевірочним кодом обов’язкове.

Автоматизація цього ланцюжка — отримання замовлення, розпізнавання B2B/B2C, виставлення фактури та надсилання до KSeF без ручного перенесення — це саме та проблема, яку розв’язують спеціалізовані інструменти для виставлення фактур у KSeF. Nimo (наша система для багатоканальних продавців, у розробці) ми проєктуємо саме навколо цього робочого процесу, але принцип універсальний: що менше ручних кроків між замовленням і KSeF, то менше коригувань і стресу у квітні 2026.

Найчастіші запитання

Чи кожен продаж на Allegro вимагає фактури?

Ні. Для споживача (приватної особи) зазвичай достатньо чека — фактуру ви виставляєте лише на його вимогу, яку він може подати до 3 місяців від кінця місяця продажу. Для компанії, яка вказала NIP, фактура VAT обов’язкова незалежно від того, чи просив про неї клієнт.

Чи фактури для споживачів (B2C) мають проходити через KSeF?

Ні. Фактури на користь фізичних осіб, які не ведуть діяльності, виключені з обов’язку KSeF — ви можете виставляти їх поза системою, а до KSeF надіслати добровільно. Якщо ви надаєте таку структуровану фактуру поза системою, розмістіть на ній QR-код або номер KSeF, щоб клієнт міг її перевірити.

Чи Allegro виставляє за мене фактури в KSeF?

Ні. Модуль «Faktury i rachunki» в Allegro генерує виключно PDF і не інтегрований із KSeF. За виставлення структурованої фактури та надсилання її до системи відповідаєте ви — для цього вам потрібна бухгалтерська програма або сервіс виставлення фактур з інтеграцією Allegro та KSeF.

Відколи я маю виставляти фактури в KSeF, якщо в мене малий продаж?

Більшість компаній — від 1 квітня 2026 р. Якщо загальна вартість ваших фактур не перевищує 10 000 zł брутто на місяць, до 31 грудня 2026 ви можете виставляти їх поза KSeF, а найменші суб’єкти в цьому порозі долучаються до обов’язку від 1 січня 2027 р. Найбільші платники (понад 200 млн zł продажу) стартують уже 1 лютого 2026.

Що робити, коли KSeF не працює або немає інтернету?

Скористайтеся режимом offline24: ви виставляєте фактуру з датою, вказаною в полі P_1, і надсилаєте її до KSeF щонайпізніше наступного робочого дня. Система присвоїть номер KSeF після отримання документа. Варто, щоб це робила за вас автоматично програма для виставлення фактур.