KSeF и продажи на Allegro — как выставлять фактуры

Продаёте на Allegro, и приближается обязательный KSeF? В этом руководстве объясняем, когда вообще нужно выставлять фактуру, а когда достаточно чека, как Национальная система электронных фактур (KSeF) меняет выставление счетов на маркетплейсе и как выглядит практический workflow от заказа до фактуры в KSeF — с актуальным графиком на 2026 и 2027 год.

Когда при продаже на Allegro нужно выставлять фактуру?

Прежде чем вообще говорить о KSeF, нужно разобраться с основой, которую многие продавцы Allegro путают: не каждая сделка требует фактуры. То, что вы обязаны выставить, зависит от того, кто покупатель и запросил ли он документ.

В интернет-продажах покупателей делим на две группы. Потребитель (B2C) — это физическое лицо, не ведущее хозяйственной деятельности. Фирма (B2B) — это предприниматель, который при покупке указывает свой NIP. Это различие определяет всё, что происходит дальше.

Потребитель (B2C): обычно достаточно чека

Продажу физическому лицу, которую вы регистрируете на фискальной кассе, вы подтверждаете чеком. Фактуру для потребителя не обязательно выставлять автоматически — только тогда, когда клиент этого потребует. У покупателя есть на подачу такого требования срок до 3 месяцев, считая от конца месяца, в котором был доставлен товар или оказана услуга. По истечении этого срока продавец уже не обязан выставлять фактуру.

Требование может поступить через сообщение на Allegro, по e-mail или в другой форме. Если клиент обратился в срок, вы не можете отказать. На выставление фактуры по требованию у вас стандартно есть срок до 15-го числа месяца, следующего за месяцем продажи, а если требование поступит позже — 15 дней со дня обращения.

Фирма (B2B): фактура обязательна

Если покупатель указывает NIP при покупке, продажу вы рассматриваете как сделку между предпринимателями и обязаны выставить фактуру VAT — независимо от того, просил ли об этом клиент. Именно эти фактуры B2B первыми попадут в обязательный KSeF.

Ловушка с NIP на чеке

Самый частый спор на Allegro касается ситуации, когда потребитель постфактум хочет фактуру «на фирму». Согласно закону (ст. 106b закона о VAT) фактуру с NIP покупателя вы можете выставить только тогда, когда этот NIP был указан на чеке в момент продажи. Если покупатель не указал NIP при покупке, вы не можете задним числом сделать фактуру с NIP — даже если бы он очень об этом просил. Вы можете выставить лишь именную фактуру, на физическое лицо. Поэтому форма заказа и правила магазина на Allegro должны чётко сообщать, что данные для фактуры на фирму нужно указать до завершения сделки, а не после получения посылки.

Чек с NIP до 450 zł — это уже упрощённая фактура

Здесь есть важное исключение, которое упрощает жизнь при небольших суммах. Фискальный чек с номером NIP покупателя, стоимость которого не превышает 450 zł брутто (или 100 евро), рассматривается как упрощённая фактура. Для такой сделки покупатель-предприниматель уже имеет полноценный документ для учёта VAT, и продавцу не нужно выставлять к нему отдельную «обычную» фактуру. Об этом стоит помнить, ведь часть покупателей на Allegro просит фактуру к мелким покупкам, хотя чека с NIP им вполне достаточно.

График KSeF 2026–2027 — с какого момента фактуры должны проходить через систему

Национальная система электронных фактур (KSeF) — это центральная государственная платформа, через которую проходят структурированные фактуры (в формате XML по схеме FA). Порядок внедрения подтвердил закон от 5 августа 2025 г., и он разбит на этапы в зависимости от размера компании.

Приём фактур: с 1 февраля 2026

Это срок, о котором легко забыть, потому что мы сосредоточены на выставлении. Между тем с 1 февраля 2026 г. каждый предприниматель должен быть готов принимать входящие фактуры в KSeF. Если вы покупаете товар для перепродажи или услуги на Allegro, ваши поставщики начнут выставлять фактуры в системе, и вы должны уметь их оттуда загружать.

Выставление: 1 февраля → 1 апреля 2026 → 1 января 2027

Обязанность выставлять фактуры в KSeF вступает в силу волнами:

Ключевым здесь является лимит 10 000 zł брутто в месяц. До конца 2026 года, если совокупная стоимость выставленных вами в данном месяце фактур не превысит этой суммы, вы по-прежнему можете выставлять электронные или бумажные фактуры вне KSeF. Внимание: это «мягкий» лимит. В момент, когда в данном месяце вы превысите 10 000 zł, каждая следующая фактура уже должна пройти через KSeF. Самые мелкие субъекты, которые постоянно укладываются в этот порог, присоединяются к обязанности только с 1 января 2027 г.

Практический вывод для продавца на Allegro: если вы выставляете хотя бы несколько фактур B2B в месяц на бóльшие суммы, скорее всего ваш срок — 1 апреля 2026. Не планируйте внедрение впритык — февраль и март отведите на тесты.

Что KSeF реально меняет для продавца на Allegro

Здесь возникает самое важное недоразумение. Многие продавцы полагают, что раз фактуры они выставляют «в Allegro», то маркетплейс займётся и KSeF. Это не так.

Allegro не выставляет фактуры от вашего имени

Встроенный модуль «Фактуры и счета» в панели Allegro генерирует обычный файл PDF. Он не интегрирован с KSeF, и такой PDF не является структурированной фактурой в понимании закона. После вступления обязанности в силу документ, сгенерированный исключительно в этом модуле, не выполнит требование для сделок, которые должны попадать в систему. Именно вы, как продавец, отвечаете за выставление фактуры в правильном формате и её отправку в KSeF.

На практике это означает, что вам нужно программное обеспечение, которое возьмёт данные заказа из Allegro и превратит их в структурированную фактуру, отправляемую в KSeF — бухгалтерская программа с интеграцией, специализированный сервис выставления фактур или система управления многоканальными продажами. При десятках или сотнях заказов в день ручное переписывание данных перестаёт быть реальным, а каждая ошибка в номере или сумме — это потом корректировка в государственной системе.

Корректировки и возвраты тоже проходят через KSeF

Маркетплейс — это среда возвратов и рекламаций, поэтому корректирующие фактуры здесь обыденность. Стоит запомнить две вещи. Во-первых, корректирующая фактура к фактуре, охваченной обязанностью, также должна быть выставлена в KSeF — вы не скорректируете документ из системы обычным файлом PDF. Во-вторых, в KSeF больше нет «корректировочных нот», выставляемых покупателем; мелкие формальные ошибки (например, в адресных данных) исправляет продавец корректирующей фактурой. При большом числе возвратов на Allegro это ещё один аргумент за то, чтобы процесс был автоматизирован, а не собран вручную из отдельных инструментов.

Фактуры B2C: в KSeF добровольно, с QR-кодом для клиента

Хорошая новость для магазинов, продающих в основном потребителям: фактуры для физических лиц (B2C) не обязаны попадать в KSeF. Вы можете выставлять их вне системы, а по желанию — и в ней. Санкций за выставление потребительских фактур вне KSeF нет, в том числе и после 2026 года.

Однако если вы решите выставить фактуру B2C в KSeF (или так работает ваша программа), у потребителя нет и не обязано быть учётной записи в системе. Тогда вы передаёте ему PDF, распечатку или ссылку, а на документе размещаете QR-код или номер KSeF, благодаря которым он может проверить подлинность фактуры без входа в систему. То же касается любой фактуры, «использованной вне KSeF» — маркировка проверочным кодом в этом случае обязательна. Подробнее о правилах обязанности для всей отрасли мы рассказали в статье KSeF 2026 для продавцов e-commerce.

Практический workflow: от заказа на Allegro до фактуры в KSeF

Собранный в единую цепочку процесс выглядит одинаково независимо от того, сколько у вас заказов — различается лишь степень автоматизации. Вот последовательность, которую стоит выстроить до 1 апреля 2026:

1. Загрузка заказа из Allegro. Вы собираете данные сделки: позиции, количества, суммы, данные покупателя и — что ключевое — указан ли NIP. Этот шаг лучше всего автоматизировать через интеграцию с аккаунтом Allegro, чтобы данные поступали сами.
2. Определение статуса покупателя. NIP есть → сделка B2B, фактура обязательна в KSeF. NIP нет → потребитель; фактура только по требованию, KSeF добровольно. Это условие стоит зашить в логику системы, ведь это самый частый источник ошибок.
3. Генерация структурированной фактуры. Программа создаёт документ в формате XML, соответствующем схеме FA, — не обычный PDF. Нумерация, ставки VAT и данные должны быть верными, ведь после отправки имеет значение то, что приняла система.
4. Отправка в KSeF и присвоение номера. Фактура попадает в систему, которая после проверки присваивает ей уникальный номер KSeF. Только с этим номером документ считается формально выставленным.
5. Передача фактуры покупателю. Клиент B2B загружает фактуру напрямую из KSeF. Потребителю вы отправляете PDF или ссылку с QR-кодом/номером KSeF для проверки.
6. Контроль сроков и учёт. Вы следите за сроками выставления (до 15-го числа следующего месяца или 15 дней с момента требования) и архивируете подтверждения. Фактуры из KSeF хранит сама система в течение 10 лет, но собственный учёт всё равно пригодится.

Режим offline24 — аварийный план

Что, если KSeF как раз не работает или вы потеряете доступ к интернету во время упаковки посылок? Предусмотрен режим offline24: вы выставляете фактуру вне системы с датой, указанной в поле P_1, а затем отправляете её в KSeF не позднее следующего рабочего дня. Система присвоит номер KSeF уже после приёма. Хороший сервис выставления фактур сделает это автоматически — вы видите только, что документ «ждёт отправки», а программа повторяет попытку до успеха. Благодаря этому сбой на стороне системы не блокирует вам отправку посылок и не заставляет приостанавливать продажи на Allegro.

Частые ошибки при выставлении фактур Allegro + KSeF

• Восприятие PDF из модуля «Фактуры и счета» как фактуры, соответствующей KSeF. Это обычная распечатка, не структурированная фактура — для сделок, охваченных обязанностью, её недостаточно.
• Дописывание NIP после продажи. Если покупатель не указал NIP на чеке, вы не выставите ему фактуру с NIP. Позаботьтесь, чтобы опция указания NIP была видна уже в корзине.
• Упущение лимита 10 000 zł. Фирмы, рассчитывающие на отсрочку, забывают, что после превышения порога в данном месяце каждая следующая фактура должна идти через KSeF. Отслеживайте сумму фактур нарастающим итогом.
• Игнорирование сроков. 3 месяца на запрос фактуры со стороны клиента и 15 дней на её выставление с вашей стороны — это жёсткие сроки, а не рекомендации.
• Ручное выставление при большом объёме. При сотнях заказов переписывание данных из Allegro в сервис выставления фактур порождает опечатки в суммах и NIP, которые потом приходится исправлять в государственной системе.
• Отсутствие QR-кода на фактуре B2C, переданной вне KSeF. Если вы предоставляете структурированную фактуру вне системы, маркировка проверочным кодом обязательна.

Автоматизация этой цепочки — загрузка заказа, распознавание B2B/B2C, выставление фактуры и отправка в KSeF без ручного переписывания — это именно та задача, которую решают специализированные инструменты для выставления фактур в KSeF. Nimo (наша система для многоканальных продавцов, в разработке) мы проектируем как раз вокруг этого workflow, но принцип универсален: чем меньше ручных шагов между заказом и KSeF, тем меньше корректировок и стресса в апреле 2026.

Часто задаваемые вопросы

Каждая ли продажа на Allegro требует фактуры?

Нет. Для потребителя (частного лица) обычно достаточно чека — фактуру вы выставляете только по его требованию, которое он может подать в течение 3 месяцев от конца месяца продажи. Для фирмы, указавшей NIP, фактура VAT обязательна независимо от того, просил ли о ней клиент.

Должны ли фактуры для потребителей (B2C) проходить через KSeF?

Нет. Фактуры для физических лиц, не ведущих деятельность, исключены из обязанности KSeF — вы можете выставлять их вне системы, а в KSeF отправлять по желанию. Если вы предоставляете такую структурированную фактуру вне системы, разместите на ней QR-код или номер KSeF, чтобы клиент мог её проверить.

Выставляет ли Allegro фактуры в KSeF за меня?

Нет. Модуль «Фактуры и счета» в Allegro генерирует исключительно PDF и не интегрирован с KSeF. За выставление структурированной фактуры и её отправку в систему отвечаете вы — для этого нужна бухгалтерская программа или сервис выставления фактур с интеграцией Allegro и KSeF.

С какого момента я обязан выставлять фактуры в KSeF, если у меня небольшие продажи?

Большинство фирм — с 1 апреля 2026 г. Если совокупная стоимость ваших фактур не превышает 10 000 zł брутто в месяц, до 31 декабря 2026 вы можете выставлять их вне KSeF, а самые мелкие субъекты в этом пороге входят в обязанность с 1 января 2027 г. Крупнейшие налогоплательщики (свыше 200 млн zł продаж) стартуют уже 1 февраля 2026.

Что делать, если KSeF не работает или нет интернета?

Воспользуйтесь режимом offline24: вы выставляете фактуру с датой, указанной в поле P_1, и отправляете её в KSeF не позднее следующего рабочего дня. Система присвоит номер KSeF после приёма документа. Хорошо, если это будет делать за вас автоматически программа для выставления фактур.