VAT OSS для інтернет-магазину — як звітувати у 2026

Продаєте з Польщі клієнтам в інших країнах ЄС і не знаєте, коли починати сплачувати тамтешній VAT? Цей гайд пояснює поріг 10 000 євро, реєстрацію та звітування за процедурою OSS крок за кроком.

Що таке VAT OSS і коли він справді потрібен

VAT OSS (One Stop Shop) — це процедура ЄС, яка дозволяє звітувати з податку VAT від продажів споживачам в інших країнах ЄС у одній квартальній декларації, що подається в Польщі, — замість того щоб реєструватися платником VAT окремо в кожній країні, до якої ви відправляєте посилки. Стосується насамперед WSTO (внутрішньоспільнотового дистанційного продажу товарів), тобто відправлення товару приватному клієнту (B2C) в іншій державі-члені, а також окремих електронних, телекомунікаційних та мовленнєвих послуг (TBE).

Найкоротша відповідь на питання «коли OSS»: ним варто зацікавитися в момент, коли ваш сукупний продаж B2C до всіх країн ЄС перевищить за рік 10 000 євро (42 000 zł) нетто. До цього порогу ви можете нараховувати польський VAT, як при звичайному внутрішньому продажу. Після його перевищення ви зобов’язані оподаткувати продаж ставкою VAT країни отримувача — і саме тут OSS спрощує життя, бо дозволяє уникнути податкової реєстрації за кордоном.

Коротко: OSS — це не новий податок. Це спосіб сплатити закордонний VAT без закордонних реєстрацій та закордонних бухгалтерів.

Перш ніж перейти до деталей, одне застереження: наведений нижче текст має освітній характер. Конкретне звітування завжди варто підтвердити з бухгалтером або податковим консультантом, бо диявол криється в деталях вашої структури продажів.

Кого це стосується на практиці? Насамперед зростаючих магазинів, які почали відправляти посилки за кордон — іноді свідомо, через закордонні акаунти на маркетплейсах, а іноді ніби «принагідно», коли закордонні покупці самі знайшли пропозицію. Саме ця друга група найчастіше перевищує поріг, не усвідомлюючи цього: кілька замовлень із Німеччини, кілька з Чехії, кілька з Франції — і за рік сума спокійно перевалює за 42 000 zł. Тому моніторинг закордонного продажу варто ввімкнути, перш ніж він виросте до рівня, який змушує ухвалювати швидкі рішення під тиском строку.

Поріг 10 000 євро (42 000 zł) — як його правильно рахувати

Це найпоширеніше джерело помилок, тому запам’ятайте чотири правила:

• Сумарно для всього ЄС, а не за кожною країною. Ви не рахуєте окремий ліміт для Німеччини, Чехії та Франції. Ви підсумовуєте весь продаж WSTO до всіх країн ЄС разом.
• Сума нетто. Поріг 42 000 zł рахуєте без VAT.
• Товари (WSTO) плюс послуги TBE. До ліміту зараховуються також електронні, телекомунікаційні та мовленнєві послуги, що надаються споживачам у ЄС, — не лише відправлення товарів.
• Поточний і попередній рік. Якщо ви перевищили поріг у попередньому календарному році, у поточному ви оподатковуєте продаж у країні отримувача вже з першої транзакції — ліміт не «обнуляється» на вашу користь.

Що важливо, 42 000 zł — це законодавчий еквівалент порогу 10 000 євро: польський припис прямо наводить суму в злотих, тож ви не перераховуєте її самостійно за поточним курсом. Це одне стале число, яке ви моніторите протягом усього року.

У цьому прикладі жодна окрема країна не «виглядає» перевищенням, але сума 45 000 zł пробиває поріг 42 000 zł. Починаючи з транзакції, яка спричинила перевищення (включно з нею), ви повинні нараховувати VAT країни отримувача — тобто на практиці саме в цей момент ви ухвалюєте рішення про реєстрацію в OSS.

Що до порогу НЕ зараховується

• Внутрішній продаж — клієнтам у Польщі.
• Продаж B2B компанії з чинним номером VAT ЄС — це внутрішньоспільнотове постачання товарів (WDT), яке звітується окремо.
• Продаж, що відправляється зі складу за кордоном — напр. зі складу Amazon у Німеччині німецькому клієнту. Це не WSTO у розумінні OSS і зазвичай вимагає локальної реєстрації VAT. Більше про закордонну логістику ми пишемо в гайді про продаж на Amazon.

Ви перевищили поріг — у вас два шляхи

Після перевищення 42 000 zł закордонний VAT доведеться сплатити так чи інакше. Вибір стосується лише форми звітування:

Для більшості магазинів, які відправляють посилки з Польщі, OSS незрівнянно простіший — одна декларація замість кількох закордонних реєстрацій. Увага: OSS — це рішення «все або нічого» в межах WSTO. Ви не можете частину країн звітувати в OSS, а частину пропускати — якщо ви обираєте цю процедуру, вона охоплює весь ваш відправний продаж B2C до ЄС.

Реєстрація в OSS — форма VIU-R

Ви реєструєтеся, подаючи форму VIU-R («Інформаційне повідомлення щодо спеціальної процедури ЄС для звітування VAT») до Начальника Другого податкового управління Warszawa-Śródmieście — це єдине управління, компетентне для OSS у всій Польщі, незалежно від того, де ви маєте осідок. Повідомлення ви подасте електронно, зокрема через e-Urząd Skarbowy.

Строк — це ключове. Якщо ви перевищуєте поріг протягом року, реєстрацію потрібно здійснити до 10-го дня місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася транзакція, що перевищила ліміт. Ви також можете зареєструватися добровільно, перш ніж перевищите поріг, — тоді ви одразу нараховуєте VAT країни отримувача. Це буває вигідно, коли ви продаєте переважно до країн зі ставкою нижчою за польські 23% і хочете мати єдині правила від початку року.

Декларація VIU-DO та оплата — щоквартально, у євро

Ви звітуєте декларацією VIU-DO («Декларація для звітування з податку VAT у межах процедури ЄС»), що подається щоквартально. Строк подання декларації та сплати податку спливає в останній день місяця, наступного за завершенням кварталу, — і цей строк не переноситься ні через вихідні, ні через свято (це виняток із типового правила перенесення податкових строків).

Кілька правил, про які легко забути:

• Валюта — євро. Декларацію ви заповнюєте і податок сплачуєте в євро, навіть якщо продаж був у злотих чи чеських кронах.
• Курс ЄЦБ з останнього дня кварталу. Продаж в інших валютах ви перераховуєте в євро за курсом Європейського центрального банку з останнього дня звітного періоду, а якщо в цей день курс не був оголошений — з наступного дня.
• Нульова декларація обов’язкова. Якщо в певному кварталі не було жодного продажу, охопленого OSS, ви все одно подаєте «нульову».
• Коригування ви відображаєте в поточній декларації (а не виправляєте стару), не пізніше ніж протягом 3 років від спливу строку первинної декларації.

Податок ви сплачуєте на один рахунок у Польщі, а національна адміністрація сама розподіляє кошти між відповідними державами-членами. Виставлення рахунків при WSTO, звітованому в OSS, за загальним правилом підлягає приписам країни ідентифікації — про те, як виставлення рахунків змінюється в контексті нового обов’язку е-фактурування, ми пишемо в тексті про KSeF 2026 для продавців e-commerce.

Облік OSS — ви зберігаєте його 10 років

Це вимога, яка дивує багатьох продавців. Облік транзакцій, звітованих в OSS, ви зберігаєте 10 років від кінця року, у якому здійснено транзакцію, і надаєте його електронно на вимогу податкової адміністрації будь-якої країни ЄС, а не лише польської. Це одна з причин, чому дані про закордонний продаж мають бути впорядковані, а не розсипані по таблицях.

Мінімальний обсяг обліку (контрольний список):

• країна споживання (країна отримувача),
• вид і кількість товарів або опис послуги,
• дата постачання,
• база оподаткування та валюта,
• застосована ставка VAT,
• сума належного VAT та дата оплати,
• можливі коригування.

На практиці це означає, що вам потрібна система, яка для кожного замовлення запам’ятовує країну клієнта та відповідну ставку VAT. Ручне ведення такого обліку за кількасот посилок на місяць — це напрошування на помилку під час перевірки, особливо коли продаж іде паралельно через магазин і кілька маркетплейсів.

Крок за кроком: що робити, коли ви наближаєтеся до порогу

1. Моніторте суму продажів B2C до ЄС наростаючим підсумком від початку року — нетто, усі країни разом, з урахуванням послуг TBE.
2. Вирішіть: OSS чи локальні реєстрації. Для відправлення з Польщі в більшості випадків ви оберете OSS.
3. Подайте VIU-R до Другого податкового управління Warszawa-Śródmieście — не пізніше 10-го дня місяця після транзакції, що перевищила поріг (або раніше, добровільно).
4. Налаштуйте ставки VAT країни отримувача в магазині та на маркетплейсах, щоб ціни й звітність були узгоджені.
5. Ведіть облік від першої транзакції, охопленої процедурою.
6. Подавайте VIU-DO щокварталу і сплачуйте в євро — пам’ятаючи також про нульові декларації.

Коли OSS недостатньо (або не застосовується)

• Товар на складі за кордоном. Модель фулфілменту за кордоном — напр. Amazon FBA зі складами в Німеччині чи Чехії — створює локальні зобов’язання з VAT, яких OSS не замінить; потрібна локальна реєстрація. Це важливо при плануванні багатоканального продажу.
• Імпорт з-поза ЄС до клієнта. Посилки з третіх країн вартістю до 150 євро звітує окрема процедура IOSS, а не OSS.
• Продаж B2B. Постачання компаніям з чинним номером VAT ЄС — це WDT, поза процедурою OSS.
• Внутрішній продаж. Польський VAT від продажу в Польщі ви звітуєте звичайно в JPK_V7, а не в OSS.

Як не помилитися зі ставками та даними

Найбільший практичний виклик OSS — це не сама декларація, а правильне присвоєння ставки VAT країни отримувача кожному замовленню та збір даних за кожною країною наприкінці кварталу. Ставки різняться не лише між країнами (напр. стандартна 19% у Німеччині, 21% у Чехії та Нідерландах — орієнтовно, перевірте у першоджерелі перед звітуванням), а й за категорією товару, бо багато країн мають знижені ставки для конкретних груп продуктів.

Тому варто, щоб дані про багатоканальний продаж — з Allegro, власного магазину та інших маркетплейсів — стікалися в одне місце, яке впорядковує їх за країною відправлення та вартістю нетто. Панелі для багатоканального продажу, як-от проєктований Nimo, задумані так, щоб тримати такі дані в одному вікні; проте саме звітування VAT OSS завжди підтверджуйте з бухгалтером, бо саме він бере відповідальність за декларацію.

Приклад: що реально змінюється при перевищенні порогу

Покажемо це на цифрах. Припустімо, що ви продаєте косметику за 100 zł нетто. Наведені нижче ставки є орієнтовними — перед звітуванням перевірте актуальні ставки VAT у країні отримувача, бо їх часом змінюють і вони залежать від категорії товару.

Практичний висновок: після перевищення порогу при продажу до країн зі ставкою нижчою за 23% ви можете або зберегти ціну брутто і збільшити маржу, або трохи знизити ціну і бути конкурентнішими. Це саме той момент, коли варто свідомо встановити ціни за кожним ринком, а не просто «переписати» польські суми. Якщо ви плануєте експансію на нові ринки ЄС — наприклад, виходячи на Kaufland Global Marketplace — упорядкована модель ставок VAT знадобиться з першого дня.

Найпоширеніші помилки продавців в OSS

• Підрахунок порогу окремо для кожної країни. Поріг 42 000 zł один, спільний для всього продажу B2C до ЄС — ви не множите його на кількість країн.
• Забування про послуги TBE. До порогу ви зараховуєте також електронні, телекомунікаційні та мовленнєві послуги, що надаються споживачам у ЄС, а не лише відправлення товарів.
• Подальше нарахування польського VAT після перевищення порогу. Починаючи з транзакції, яка пробила ліміт, діє вже ставка країни отримувача — це стосується також тієї «граничної» транзакції.
• Пропуск нульової декларації. Відсутність продажу в кварталі не звільняє від обов’язку подати VIU-DO.
• Перерахунок за неправильним курсом. В OSS діє курс ЄЦБ з останнього дня кварталу, а не курс NBP, який ви використовуєте у внутрішній звітності.
• Відсутність обліку за кожним замовленням. Без збереженої країни отримувача та ставки для кожної транзакції ви не відновите дані для декларації і не пройдете перевірку, яка може прийти навіть за роки.

Більшість цих помилок зводиться до одного: дані про закордонний продаж мають збиратися систематично від першої транзакції, а не відтворюватися поспіхом за тиждень до строку декларації. Що більше каналів продажу, то сильніше це помітно.

Найпоширеніші запитання

Чи потрібно реєструватися в OSS, якщо я не перевищив 42 000 zł?

Такого обов’язку немає — до порогу 10 000 євро (42 000 zł) нетто, що рахується сумарно для всього ЄС, ви нараховуєте польський VAT. Проте ви можете зареєструватися добровільно, ще до перевищення порогу, якщо так вам зручніше або ви продаєте переважно до країн із нижчою ставкою VAT.

До якого строку потрібно подати декларацію VIU-DO?

До останнього дня місяця, наступного за кварталом: за Q1 до 30 квітня, за Q2 до 31 липня, за Q3 до 31 жовтня, за Q4 до 31 січня. Строк не переноситься, коли припадає на вихідні чи свято, а податок ви сплачуєте в євро.

Чи виставляю я в OSS рахунок-фактуру та касовий чек?

При WSTO, звітованому в OSS, документаційні обов’язки за загальним правилом випливають із приписів країни ідентифікації, а ключовим є правильний облік OSS. Деталі документування продажу найкраще узгодити з бухгалтером, особливо в контексті змін у е-фактуруванні, описаних у нашому гайді про KSeF.

Що, якщо я продаю через Amazon FBA зі складом за кордоном?

Зберігання товару на складі в іншій країні ЄС (напр. у межах FBA) зазвичай створює там локальний обов’язок реєстрації VAT — OSS цього не замінює. У такій моделі ви часто поєднуєте локальні реєстрації зі звітуванням OSS для решти відправлень з Польщі.

Чи потрібно подавати й нульову декларацію?

Так. Якщо ви зареєстровані в OSS, а в певному кварталі не було продажу, охопленого процедурою, ви все одно подаєте нульову декларацію у стандартний строк. Її пропуск розглядається як неподання декларації.